Automatização de processos: tudo que você precisa para acompanhar o mercado

A automatização de processos já é uma necessidade de qualquer organização que queira se manter competitiva.

O mundo está se automatizando e você precisa descobrir como otimizar o tempo e reduzir custos na sua empresa para acompanhar o mercado o qual você está inserido, não é mesmo?

Então, se você ainda utiliza muitos processos manuais no seu dia-a-dia, pode ser que você esteja perdendo ótimas oportunidades.

Neste artigo, descubra como criar processos automatizados para que cada segundo do seu tempo seja o mais produtivo possível:

  1. A automatização na prática
  2. A importância de automatizar processos
  3. Os tempos estão cada vez mais modernos
  4. Automatização como incentivo para a evolução do funcionário
  5. Como a automatização auxilia o nível estratégico de uma empresa
  6. Automação de Marketing
  7. Vendas e atendimento ao cliente

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A automatização na prática

Podemos colocar como um exemplo de automatização que deu certo no Brasil, a implantação do sistema de cartão nos ônibus urbanos e semiurbanos.

Quando o pagamento da passagem era efetuado apenas em dinheiro, o embarque era muito mais demorado pois tudo dependia da velocidade em que o trocador conseguia realizar o seu trabalho.

Mas com a opção de pagar utilizando um cartão, as filas diminuíram e consequentemente o tempo de viagem também.

Outro fator importante é que algumas linhas nem mesmo necessitam mais de um trocador.

Já que houve uma redução considerável do pagamento de passagens com dinheiro, esse trabalho passou a ser feito também pelo motorista do ônibus.

Assim, foi possível reduzir o número de funcionários e também problemas de erros humanos como, por exemplo, entrega de troco errado.

A importância de automatizar processos

Além da otimização do tempo, essa solução auxilia também na padronização e controle de qualidade. Pois quando algo não depende de trabalho humano, a variabilidade diminui.

O que significa que produtos da mesma linha serão exatamente iguais uns aos outros e os serviços serão prestados da mesma forma todas as vezes.

Podemos perceber que essa padronização é mais difícil de se conseguir quando envolvemos pessoas nos processos.

Se o funcionário está em um dia bom, provavelmente realizará seu trabalho da melhor maneira possível. Mas se ele estiver com algum problema pessoal ou de saúde por exemplo, o seu trabalho não será o mesmo.

E ele não faz isso por mal, é algo natural do ser humano e que não podemos controlar nem mudar. Tanto que em um mesmo dia, podemos realizar a mesma tarefa com pequenas alterações.

Resumindo essa ideia, você nunca consegue apertar um parafuso exatamente com a mesma força, mas uma máquina pode ser programada para fazer isso.

Os tempos estão cada vez mais modernos

Você já deve ter assistido ou pelo menos ouvido falar do filme Tempos Modernos com Charles Chaplin.

Ele foi uma crítica às condições de trabalho dos operários na transição da produção artesanal para a produção em série durante a Revolução Industrial.

Mas podemos também trazê-lo para a nossa realidade atual e fazer uma análise do ponto de vista do empregador.

Nos dias de hoje, tudo precisa ser feito em velocidade máxima buscando otimizar tempo para aumentar a produção, por isso, quanto mais rápido melhor.

Afinal, aquele ditado “tempo é dinheiro” se torna mais verdadeiro a cada dia que se passa.

E como mostrado no filme, quando o operário é submetido à uma velocidade maior do que lhe era comum, o trabalho sai completamente dos padrões, ocasionando acidentes e prejuízos com perda de tempo e material.

Nenhuma pessoa possui capacidades físicas nem psicológicas para trabalhar como uma máquina, mas o mercado atualmente exige a velocidade e precisão que apenas a tecnologia pode nos proporcionar.

Automatização como incentivo para a evolução do funcionário

As alterações provocadas por intervenções humanas nos processos, não são interessantes para uma empresa que necessita crescer e atingir resultados cada vez melhores.

Pois quanto menor a variabilidade, mais reais serão as projeções de metas e mais assertivas serão as decisões estratégicas.

Não quer dizer que os seres humanos estão se tornando inúteis, longe disso.

Apenas não precisamos mais de tantas pessoas realizando trabalhos operacionais.

Ou seja, precisamos de cada vez mais pessoas trabalhando em posições estratégicas e que necessitam mais de esforço intelectual do que manual.

Todo processo automatizado necessita de uma cabeça pensante para lhe colocar em funcionamento.

E esse aspecto ainda deve incentivar as pessoas a sempre buscar cada vez mais conhecimento para se qualificar e se tornar um funcionário indispensável para qualquer organização.

Precisamos entender então, que algumas tarefas já podem ser automatizadas para que aquele que era responsável por ela, possa evoluir e contribuir de uma outra maneira.

Dessa forma, seu foco pode passar a ser a contratação de pessoas com maior conhecimento para contribuir com a evolução da sua empresa.

Ou até mesmo, investir em funcionários que você veja potencial, oferecendo cursos para que eles adquiram o conhecimento que você necessita.

Uma máquina consegue fazer o trabalho de 50 homens ordinários. Nenhuma máquina consegue fazer o trabalho de um homem extraordinário

Elbert Hubbard

Como a automatização auxilia o nível estratégico de uma empresa

Algumas vezes o processo de automatização pode vim acompanhado de uma integração entre dois sistemas diferentes, dessa forma, um utiliza informações do outro frequentemente.

Essa integração proporciona uma otimização do tempo pois a transmissão de informação se torna mais ágil e eficiente.

Quando a informação se torna de fácil acesso para todos os envolvidos no processo, evita-se que duas pessoas façam o mesmo trabalho ou que se perca pelo caminho alguns trabalhos já realizados.

Em resumo, a automatização de processos possui como vantagens a redução dos custos de produção, a diminuição ou até mesmo a extinção de retrabalhos e o aumento da produtividade.

Dentro de uma organização, um exemplo comum é a utilização de um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial.

Esse sistema integra as atividades de todos os diversos setores, evitando perda de informações e proporcionando mais confiança nos dados para tomadas de decisões mais rápidas e assertivas.

Automação de Marketing

Uma tendência para o setor de marketing e que já deu muito certo, é a automatização do relacionamento com o cliente.

Esse relacionamento se dá por e-mails (ou SMS) pré-configurados e que serão disparados automaticamente após o cliente concluir uma etapa de compra.

Sabe aqueles e-mails que você recebe e que vêm sempre acompanhados de uma mensagem dizendo que é um e-mail automático e que você não deve responder?

Eles sempre chegam para você após a realização de alguma ação, certo?

E esse é um exemplo de automação de marketing.

Dessa forma é possível manter o cliente informado de todos os passos que ele dá ao realizar uma compra, mas sem precisar que alguém fique atrás de um computador enviando e-mails o dia todo para cada cliente em cada etapa de compra.

O que demandaria um certo investimento em funcionários para ficar por conta de conferir o status de cada pedido e enviar esses e-mails manualmente.

Além da necessidade de recursos financeiros, ainda tem o problema de lentidão no processo e erros que poderiam ocorrer devido a falhas humanas.

Sendo assim, a opção de manter esse relacionamento utilizando recursos automáticos se tornou uma solução viável e vantajosa.

Veja também o artigo sobre como manter o relacionamento com o cliente

Aposto que quando você compra um produto pela internet, você já fica esperando os e-mails que irão lhe informar a etapa em que se encontra seu pedido para saber quando ele irá chegar em sua casa, acertei?

E isso só prova o quanto deu certo esse tipo de comunicação.

Com a automação de marketing, o restaurante Latife conseguiu reter e fidelizar seus clientes, aumentou o ticket médio e aumentou as vendas.

Além disso, por meio do programa de fidelidade, o restaurante criou um relacionamento mútuo e contínuo com seus clientes. Veja o depoimento de Carlos Makdisse, Gerente do restaurante Latife:

Vendas e atendimento ao cliente

Setores que também estão apostando na tecnologia é o de atendimento ao cliente e o de vendas.

Atualmente, já existem aqueles chats em que o cliente faz uma pergunta e recebe uma resposta automática, já pré-registrada no sistema da empresa.

Existe também, um sistema de vendas online o famoso e-commerce. Mas esses tipos de atendimento são conhecidos apenas no ambiente virtual.

Com certeza você já foi em algum estabelecimento que possui funcionários com coletes escrito “Posso ajudar?”, ou em algum lugar que os vendedores ficam esperando por clientes com dúvidas para atender.

Parece algo impensável, mas daqui a alguns anos serão todos substituídos por robôs.

Não acredita? Veja esse vídeo da empresa ZoraBots

Incrível, não é mesmo? Então, não perca tempo!

Automatize os processos da sua empresa e veja na prática como isso irá afetar positivamente os resultados do seu negócio.

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