Como escrever um e-mail formal para um cliente

 

Quem nunca se pegou com dificuldades de como escrever um e-mail formal para um cliente importante? Isso acontece, normalmente, por simples insegurança gramatical, receio quanto à melhor estrutura da mensagem ou por não saber ao certo o grau de formalidade a ser empregado.

O objetivo deste artigo é, justamente, afastar esse fantasma de uma vez por todas e te tranquilizar para gastar essa energia em tarefas mais estratégicas no seu dia a dia, ok?

Para isso, vamos abordar alguns modelos para você se basear na hora de escrever seus e-mails, bem como os tipos de e-mail que geralmente são utilizados. Você ainda vai aprender uma maneira de tornar esse processo mais ágil e efetivo.

Vamos lá?

A “etiqueta” do e-mail formal

Antes de falarmos sobre o conteúdo do e-mail propriamente dito, vamos enumerar alguns cuidados que, por mais que pareçam bobos, podem impactar a imagem que seu cliente cria da sua empresa. Veja quais são:

 

1. Endereço de e-mail:

Qual endereço de e-mail você utiliza para enviar as mensagens da sua empresa? Lembre-se que esse e-mail não apenas ajuda a definir o grau de formalidade da sua empresa, mas também é o endereço que o seu cliente vai usar para te responder.

O ideal é que esse e-mail seja algo como contato@suaempresa.com.br, mas é importante se certificar de que você está tendo acesso às mensagens de resposta. Esse endereço é criado no seu domínio/site, e você pode escolher direcioná-lo para um outro e-mail que você acesse diariamente.

PELO AMOR DE DEUS, não vai enviar um e-mail corporativo usando o endereço do seu saudoso MSN: allynne_gatinha_1985@hotmail.com.

Além de ser encarado como algo antiprofissional, você ainda correrá sérios riscos de virar piada diante o seu cliente.

 

 2. Assunto:

Esse é um item muitas vezes ignorado, mas de fundamental importância. Afinal, um assunto interessante pode ser decisivo na hora de seu cliente abrir seu e-mail ou não. Se for um e-mail personalizado, ou seja, para um cliente só, procure ser o mais objetivo possível.

Exemplo: [EMPRESA] Orçamento do Pedido #25 – Cadernos

 

Se o e-mail for uma Campanha, ou seja, uma estratégia de Marketing para vender, procure utilizar títulos que estimulem a curiosidade do prospecto, mas que não sejam feitos apenas para serem abertos. Isso pode manchar o nome da sua empresa.

 

Exemplo de Assuntos Interessantes:

Curiosidade: 9 inovadoras fontes de energia para sua loja

Escassez/Urgência: Obtenha 85% de Desconto em [nome do produto], termina meia noite

Prova / Resultados: [Estudo de Caso] Lucro de 257% usando uma nova estratégia de vendas

Dicas:

  • Use números
  • Use termos populares
  • Seja curto e objetivo

 

3. Revisão

Eis aqui mais um item perigosamente ignorado diante do desafio de como escrever um e-mail formal para um cliente.

Isso porque, mesmo que você tenha um bom uso da norma culta da língua portuguesa, se escapar um erro de digitação ou de ortografia os olhos do leitor vão ser atraídos como um ímã para aquele pequeno deslize, tornando menos importante todo o resto do conteúdo.

Portanto, essa etapa vai garantir ajustes finos, além de corrigir erros que possam ter passado despercebidos na hora do fluxo da escrita, no qual estamos mais preocupados com o conteúdo do que com a estrutura.

Felizmente, hoje em dia temos à nossa disposição muitas ferramentas para revisão, inclusive no próprio Microsoft Word, no Google Docs ou em outros editores de texto, que costumam salvar a pátria antes de enviar o e-mail para o cliente.

Certifique-se de utilizá-las e ler o seu texto novamente antes de enviar. O mais importante é que você faça disso um hábito.

 

4. Tamanho e Estrutura do e-mail

Muita gente acha que um e-mail longo é sinal de consideração com o cliente, certo?

Errado!

Um e-mail muito longo pode ser fatal na hora de capturar a atenção do seu cliente, ainda mais considerando que são grandes as chances de ele abri-lo do celular e fazer uma leitura “diagonal”, ou seja, em busca das palavras mais importantes.

Por causa desse costume que talvez até você mesmo tenha na hora de ler seus e-mails, é importante “quebrar” a estrutura do seu texto, fazendo parágrafos curtos e utilizando elementos de destaque em palavras-chave.

Você pode utilizar o negrito, o itálico ou cores fáceis de ler, mas com cuidado para seu texto não ficar parecendo um trio elétrico de carnaval.  

Além disso, procure manter uma escrita atraente e objetiva, mostrando os benefícios dos seus produtos e serviços em vez de fazer descrições muito detalhadas. Se o cliente se interessar pelo benefício, você pode direcioná-lo para uma página que tenha essas descrições mais completas, mas o e-mail não é o lugar para isso, ok?

 

5. Grau de Formalidade

O grau de formalidade do seu e-mail vai depender muito da cultura da sua empresa. Quais são os seus valores? É uma startup focada em um público jovem ou uma empresa tradicional que atende um público mais maduro?

É isso que vai definir a sua comunicação e, uma vez estabelecida a identidade das conversas, ela deve ser seguida em todos os e-mails.

Tenha em mente que os modelos de e-mail que vamos fornecer aqui segue os modelos mais utilizados no mercado, mas você pode adaptar a linguagem utilizada para a realidade da sua empresa.

Lembrando que formalidade não é sinônimo de qualidade, e a dose certa de descontração em seus e-mails pode conectar bastante com o seu cliente!

 

7 tipos de e-mail que você precisará usar em algum momento

Agora que você já é “expert” em etiqueta de e-mail, nós vamos te mostrar alguns dos tipos mais utilizados de como escrever um e-mail formal para um cliente. Em algum momento, independentemente da sua profissão, você precisará escrever algum desses tipos de e-mail.

Portanto, leia com atenção e, claro, adapte sempre à sua realidade e ao grau de formalidade do seu público, combinado?

 

1 – E-mail de Apresentação

Este é um e-mail clássico de apresentação, no qual você enumera seus serviços, as soluções da sua empresa e o benefício trazido por elas. É um e-mail que você manda quando um prospecto demonstra algum interesse nos seus serviços.

Vamos ver um modelo básico:

 

Assunto: [NOME DO PROSPECTO], conheça 5 soluções para a [NOME DA EMPRESA] melhorar o atendimento ao cliente

Olá [nome do prospecto],

Eu sou (seu nome), da [nome da empresa], e atuamos nas áreas de [segmentos em que atua].

Fornecemos as seguintes soluções para o seu negócio:

– Solução 1

– Solução 2

– Solução 3

– Solução 4

– Solução 5

Podemos agendar uma conversa sem compromisso para entender como podemos ajudar a sua empresa e melhorar [problemas comuns às empresas].

Qual o melhor momento de entrar em contato?

Esperamos seu retorno!

Um abraço,

[nome do vendedor ou da equipe]

 

2 – Email de Pós-Vendas ou Pós-Contato

O e-mail de acompanhamento normalmente é enviado quando já fizemos um primeiro contato ou o próprio cliente demonstrou interesse e conhece os serviços/produtos que a empresa oferece.

O conteúdo é direcionado para trazer o cliente para perto, fechar um negócio ou fazer um pós-vendas atencioso. O objetivo é demonstrar que você se preocupa com a satisfação dele.

Veja também como agradecer seu cliente pela compra.

 

Assunto: [NOME DO CLIENTE], avalie nosso produto

Olá [nome], tudo bem?

Estamos entrando em contato para saber se está tudo certo e se ficou alguma dúvida relacionada à compra de [nome do produto ou serviço].

Envio a seguir uma rápida pesquisa para que possamos melhorar o atendimento, bem como a qualidade dos nossos produtos e serviços.

[LINK PARA A PESQUISA]

Conte conosco caso haja qualquer dúvida, ok?

Estamos à disposição!

Um abraço,

[nome do vendedor ou da equipe]

 

3 – Email para o Cliente “Lembrar de Você”

Um e-mail de lembrança é para um cliente que já comprou de você e poderia fazer uma nova negociação. Serve para upsell, cross-sell ou para oferecer recorrência do mesmo produto/serviço.

Para te ajudar nesse caso, veja aqui 8 livros que você precisa ler para aumentar suas vendas

Demonstra interesse em manter o relacionamento e saber se o cliente está com novas demandas que a sua empresa pode atender.

 

Assunto: [NOME DO CLIENTE], adquira [NOME DO PRODUTO] com XX% de desconto

Olá [nome], tudo bem?

Como você está? Não sei se você se lembra, mas a última vez em que tivemos contato foi no dia [data], quando você demonstrou interesse/fechou um pacote/produto conosco e estamos escrevendo para saber se podemos te ajudar.

Estamos com uma promoção essa semana e acredito que você se interessará!

Esperamos notícias suas!

Qualquer dúvida, pode retornar esse e-mail, ok?

Um abraço,

[nome do vendedor ou da equipe]

 

4 – E-mail para “Fechar Negócio”

Esse e-mail é bem objetivo, para fechar uma negociação que já está pendente. Precisa ter dados precisos para o cliente dar um “sim” para sua empresa, então vale ser persuasivo e lembrá-lo de como você pode ajudá-lo.

 

Assunto: Compra do [nome do produto ou serviço]

Olá [nome], tudo bem?

Estamos escrevendo para informar que a sua solicitação fica em [valor], podendo ser atendida em [data de entrega do produto/serviço]. Lembrando que você receberá [benefícios do produto/serviço].

Podemos fechar?

Aguardamos seu retorno!

Um abraço,

[nome do vendedor ou da equipe]

 

5 – Modelo padrão de como escrever um e-mail formal para um cliente

E existe também aquele modelo padrão, em que você deseja apenas comunicar algo ao seu cliente, sem que esteja diretamente relacionado a alguma venda de produto ou serviço.

Como já mostramos, o grau de formalidade dessa mensagem vai depender do público a que pertence o seu cliente, do tipo de relação construída entre vocês e até mesmo da seriedade do assunto que será tratado.

De qualquer forma, uma maneira de não errar no tom é adotar uma linguagem sóbria, sem excesso de formalidades (evitar, por exemplo, termos como “Ilustríssimo”, “Prezadíssimo”, “Grandioso” etc.) e que transmita o seu recado de maneira clara, objetiva, educada e respeitosa.

Difícil?

É muito mais simples do que você imagina.

Vamos a alguns exemplos:

 

Assunto: Agendamento de reunião

Prezado [nome], tudo bem?

Eu gostaria de agendar uma conversa com o(a) senhor(a) para mostrar como podemos melhorar [motivo do e-mail]

Que dia e horário é melhor para o(a) senhor(a)?

Atenciosamente,

[Seu nome]


 

Assunto: Esclarecimentos sobre [motivo do e-mail]

Olá [nome], tudo bem?

Seguem abaixo as informações solicitadas a respeito do [motivo do e-mail]:

– Informação 1

– Informação 2

– Informação 3

– Informação 4

– Informação 5

Fico no aguardo de seu retorno para avançarmos na [solução do problema].

Qualquer dúvida, estou à disposição.

Atenciosamente,

[Seu nome]


 

Assunto: Mudança de expediente

Prezados,

Informamos que o nosso horário de expediente no dia [data] será das [horário] devido ao [motivo do e-mail].

Em caso de urgências, solicitamos que entre em contato pelo [número do telefone].

Atenciosamente,

[Seu nome]

 

6 – E-mail de pedido de desculpas ao cliente

Não dá para acertar sempre, certo? Partindo deste princípio, em algum momento você se verá diante da delicada missão de enviar um pedido de desculpas ao seu cliente.

Neste momento, o mais importante é assumir os erros que foram cometidos e as soluções que estão sendo tomadas para “apagar o incêndio”.

Somente num segundo momento, normalmente, é que vocês devem se preocupar em discutir de maneira mais detalhada as responsabilidades de cada um (cliente e sua empresa) para que aquele problema tenha sido ocasionado.

Como essa é uma questão delicada, que depende também de uma estratégia de gerenciamento de crise a depender do tamanho da empresa e do problema, vamos apenas dar um exemplo bem generalista de como conduzir essa situação.

Em casos como este, é sempre recomendável pedir a opinião de seu superior ou de algum colega de confiança, ok?

Vamos lá:

 

Assunto: Resolução de problemas relativos a [motivo do e-mail]

Prezados,

Primeiramente, gostaria de nos desculpar por [problema]. Já estamos tomando as iniciativas necessárias para corrigir o erro e assegurar que isso não volte a ocorrer.

Em busca de diminuir ao máximo os danos, propomos o seguinte:

– Solução 1

– Solução 2

– Solução 3

– Solução 4

– Solução 5

Reiteramos o pedido de desculpas e gostaríamos de agendar uma reunião para ajustarmos a rota daqui em diante.

Qualquer dúvida, estamos à disposição.

Atenciosamente,

[Seu nome]


 

Automação de e-mail para se relacionar e fidelizar clientes

A depender da relação da sua empresa com os clientes e do tamanho da sua clientela, pode ser interessante investir em e-mails automáticos conforme o comportamento do seu cliente no site/loja/redes sociais.

Neste artigo, mostramos como a automação é importante em qualquer empresa para reduzir custos e aumentar a eficiência.

E aí, resolvemos seu problema?

Deu para entender como funciona a dinâmica de como escrever um e-mail formal para um cliente? Ficou alguma dúvida? Tem algum tipo específico de e-mail que você quer enviar e não tratamos neste artigo?

Deixe seu comentário abaixo para que possamos constantemente melhorar e aprimorar este artigo, a fim de ajudar o máximo de pessoas que sofrem na hora de enviar um e-mail, certo?

Obrigado por nos acompanhar até aqui!

Até breve!

 

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